İŞLETMENİN MUHASEBESİYLE İLGİLİ OLMAYAN TİCARİ DEFTERLERİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASI HAKKINDA TEBLİĞ
Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığı tarafından hazırlanan “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” 14 Şubat 2025 tarihinde Resmi Gazetede yayımlandı.
1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecek bu Tebliğ kapsamda, kuruluşu 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilen şirketler ile bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktöring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketlerin söz konusu defterlerini elektronik ortamda tutmaları gerekeceği düzenlenmiştir. Yukarıda sayılan şirketlerin dışında kalan şirketler ise ihtiyari olarak şirket defterlerini elektronik ortamda tutma imkanına sahip bulunmaktadır.
İlgili Tebliğ uyarınca elektronik ortamda tutulması gereken ticari defterler aşağıdaki ticari defterleri kapsamaktadır:
- Pay Defteri
- Yönetim Kurulu Karar Defteri
- Müdürler Kurulu Karar Defteri
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Kuruluşundan itibaren defterlerini elektronik ortamda tutacak şirketlerde defterler, şirketin ticaret siciline tescili ile eş zamanlı olarak elektronik defter sisteminde oluşturularak aktif hale getirilecektir.
Elektronik ortamda tutma yükümlülüğü kapsamına giren fiziki durumdaki defterlerin yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde notere başvurularak kapanış tasdiklerinin gerçekleştirilmesi gerekecektir.
Kullanıcı tarafından gerçekleştirilecek tüm işlemler, kayıt tarihlerine göre üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamayacak şekilde, şirketlerin kullanımına hazır halde elektronik defter dosyası formatında Bakanlığın bilgi sisteminde muhafaza edilecektir. Her ne kadar ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması gerekmekte ise de elektronik olarak kayda alınan fiziki karar tutanakları ve ilgili diğer belgelerin istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi zorunlu olacağı ayrıca düzenlenmiştir.
Elektronik defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirket yöneticileri veya ortaklar tarafından yönetimciler, ortaklar veya üçüncü kişiler arasından bir veya birden fazla belirlenecek kullanıcı veya kullanıcılara ait olacağı da ayrıca öngörülmüştür.