Kişisel Verilerin Korunması Politikası
GÜNBAY KURAL ABBASOĞLU AVUKATLIK ORTAKLIĞI
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI
1. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASININ AMACI
Kişisel Verilerin Korunması Politikasının amacı, Günbay Kural Abbasoğlu Avukatlık Ortaklığı (“GKA”) tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK”) ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik büromuz nezdinde entegre edilen sistemler konusunda bilgi vermektir. Bu kapsamda çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, müvekkillerimiz, müvekkil çalışanları ve yetkilileri, ziyaretçi ve işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri ile üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri işlenen kişileri aydınlatmak amaçlanmaktadır.
2. POLİTİKANIN KAPSAMI
Bu politika metni, GKA’nın işlediği kişisel verilerin içeriği, kategorileri, kullanılış ve işleniş biçimleri, muhafaza edilme koşulları, kişisel veri sahiplerinin hakları ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin alınan önlemler hakkında açıklamalar içerir.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMACI
GKA, kişisel verileri KVKK’nın 4. maddesi kapsamında belirtilen ilkelere ve aşağıdaki amaçlara uygun olarak işlemeyi taahhüt eder:
- a. Her türlü avukatlık ve hukuki danışmanlık faaliyetinin yerine getirilmesi,
- b. Bu faaliyetlerin yerine getirilmesine yönelik ilave/tamamlayıcı hizmetlerin (dış ve iç denetim, muhasebe, vergi danışmanlığı, IT, tercüme vb.) yerine getirilmesi veya sağlanması,
- c. İlgili mevzuat uyarınca gelebilecek talepler doğrultusunda gerekli bilgi ve belgelerin icra daireleri ve kolluk kuvvetleri dahil olmak üzere adli ve idari mercilere sunulması;
- d. Müvekkillere sunulan hizmetler kapsamında müvekkiller, onların paydaşları ve müvekkiller adına üçüncü kişilerle yapılan iletişimler;
- e. Kurumsal iletişim süreçlerimizin yürütülmesi ve müvekkil ilişkilerinin ve iletişiminin güçlendirilmesi;
- f. Serbest meslek makbuzu düzenlenmesi, ödeme, muhasebe ve mutabakat süreçlerinin yürütülmesi;
- g. Müvekkillerin mevzuat ve sair konulardaki gelişmelerden haberdar edilmesi;
- h. Finans, BT, İK, ofis yönetimi, sekretarya, muhaberat, arşiv vb. iç süreçlerin yürütülmesi
- ı. Çeşitli hukuki gelişmelere ilişkin bilgi verilmesi ve bilimsel makale sağlanması,
- i. GKA tarafından düzenlenen hukuki eğitimlerin, ilgili belgelerin sağlanması ve GKA’nın ileride yapacağı eğitimlere ilişkin olarak bilgilendirme yapılması,
- j. Bu kapsamda daha önceden elde edilmiş verilerin ileriki işlemlerde de kullanılabilmesi için saklanması.
- k. İş, sosyal güvenlik, vergi vb. mevzuattan kaynaklanan hakların kullanılması ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- l. Web sitesine bilgilendirme amacıyla kişisel veri yerleştirilmesi,
- m. İş hukukundan kaynaklanan uyuşmazlıkların çözümü,
- n. Kurumsal planlamaların yapılabilmesi,
- p. İş yerinde düzen, kontrol, güvenlik, yönetim ve uyumun sağlanması,
- r. İşe alım sürecinin gerçekleştirilmesi.
4. VERİ TOPLAMA YÖNTEMİ
GKA, kişisel verileri sözlü iletişim, elektronik posta, faks, telefon, posta, kurye, elden fiziki teslim, web sitesi üzerinden iletişim gibi yöntemlerle toplayabilir.
5. İŞLEME VE AKTARIM İZNİ
Kişisel verilerin yurtiçinde işlenmesi ve üçüncü gerçek ve tüzel kişilere aktarımı, veri sahibinin açık rızası ile mümkündür. KVKK’nın 5. maddesi uyarınca, açık rıza yoksa kişisel veriler;
- a. Kanunlarda açıkça öngörülmesi durumunda,
- b. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisi ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olduğunda,
- c. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerektiğinde,
- d. GKA’nın hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması durumunda,
- e. Kişisel veri, veri sahibi tarafından alenileştirildiğinde,
- f. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerektiğinde,
- g. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, GKA’nın meşru menfaatleri için gerekmesi durumunda işlenebilir.
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ve aktarımı ise ilgili kişilerin açık rızası ile mümkündür. Açık rıza yoksa;
- a. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin olmayan kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
- b. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetlerinin planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
Kişisel verilerin yurtdışında işlenmesi ve üçüncü gerçek ve tüzel kişilere aktarımı veri sahibinin açık rızası ile mümkün olup açık rıza yoksa KVKK’nın 5/2 ve 6/3 maddelerinde yer alan hükümlerinde yer alan şartların birinin ve aşağıdaki şartların varlığında gerçekleşir.
- a. Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nca (“Kurul”) belirlenerek ilan edildiği üzere yeterli korumanın bulunması durumunda,
- b. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurul’un izninin bulunması durumunda.
Kişisel veriler ayrıca, uluslararası sözleşme hükümleri saklı kalmak üzere, ülkenin veya ilgili kişinin menfaatinin ciddi bir şekilde zarar göreceği durumlarda, ancak ilgili kamu kurum veya kuruluşunun görüşü alınarak Kurul’un izniyle yurt dışına aktarılabilir.
6. BÜLTEN ABONELİKLERİ
Bülten gönderim listelerimizde yer almayı talep etmiş olmanız halinde, ilgili gönderimlerin yapılması amacıyla temini zorunlu olan kişisel verileriniz işlenebilecektir. Söz konusu gönderimlere ilişkin e-posta almak istemiyorsanız, tarafınıza gönderilen e-postada yer alan “Bilgilendirme e-postalarını almak istemiyorsanız lütfen tıklayınız” bağlantısına tıklayabilir veya e-postaya cevaben bülten almak istemediğinizi belirterek ilgili e-postaların tarafınızla paylaşılmasına engel olabilirsiniz.
7. VERİ SAHİBİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ
Veri sahipleri, GKA’ya başvurarak kendisiyle ilgili aşağıdaki hakları kullanabilir:
- a. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenmek,
- b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etmek,
- c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek,
- d. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenmek,
- e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini istemek,
- f. KVKK m.7 çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini istemek,
- g. Düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek,
- h. İşlenen kişisel verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etmek ve
- ı. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etmek.
Yukarıda belirtilen hakların kullanılması için veri sahipleri taleplerini, yazılı olarak veya veri sahibi tarafından GKA’ya daha önce bildirilen ve GKA’nın sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla GKA’nın elektronik posta adresi olan info@gkalaw.com’a veya posta adresi Esentepe Mah. Kore Şehitleri Cad. No:33/1 Esentepe - Şişli, İstanbul/Türkiye adresine iletir.
Veri sahiplerinin başvurularında veri sahipleri tarafından; adı, soyadı ve başvuru yazılı ise imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusunun açıkça belirtilmesi taleplerin GKA tarafından işleme alınabilmesi adına zorunludur.
8. KİŞİSEL VERİLERİN DOĞRU VE GÜNCEL OLARAK MUHAFAZA EDİLMESİ, GÜVENLİĞİ VE KORUNMASINA İLİŞKİN ÖNLEMLER
GKA, kişisel verilerin doğru ve güncel olarak muhafaza edilmesi, güvenli ortamlarda saklanması ve kaybolması, değiştirilmesi veya hukuka aykırı olarak kullanılmasını önlemek için aşağıdaki idari ve teknik önlemleri alır.
GKA, kişisel verilerin kendi adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi hâlinde ve bu bölümde belirtilen tedbirlerin alınması hususunda, diğer veri işleyenlerle birlikte müştereken sorumludur.
GKA ve çalışanları, öğrendikleri kişisel verileri KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamayacak ve işleme amacı dışında kullanmayacaktır. Bu yükümlülük görevden ayrılmalarından sonra da devam edecektir.
İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, GKA gerekli önlemlerin alınabilmesi açısından bu durumu 72 saat içerisinde ilgili veri sahibine ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirecektir.
- • Kişisel verilerin işlenmesi faaliyetleri, Kalite Yönetim Sistemi içinde tanımlanmakta olup, hukuksal uyum gereklilikleri bu faaliyetler özelinde ele alınarak uygulama kuralları ve denetim yöntemleri ile geliştirilir.
- • GKA çalışanlarının, kişisel verilerin korunması hakkındaki ilgili mevzuat ile ilgili farkındalıklarını artırmak amacıyla düzenli olarak bilgilendirme ve eğitimler düzenlenir.
- • Kişisel veriler ayrı olarak tutulmakta, bu verilere ilişkin saklama süreleri sistematik olarak izlenmekte ve imha süreçleri denetlenmektedir.
- • Network güvenliği için düzenli sistem raporları alınır, teknolojik gelişmeler izlenerek bilgi sistemleri yenilenir ve güncellenir.
- • İnternet güvenliği, güvenlik duvarı ve hatlı internet altyapısı ile sağlanmakta olup lokasyonlar arası güvenli ağ bağlantısı ve ihtiyaca ve gerekliliklere göre belirlenen çeşitli antivirüs programları kullanılır.
9. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASINDA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER
GKA, bu politikada, faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde veya yasal açıdan gerekli olduğunda değişiklikler yapabileceğini önceden bildirir. Söz konusu değişiklikler, değişikliğe uğramış olan politika metninin büromuz internet sitesinde yayımlanması ile birlikte yürürlüğe konur.